Cómo los Sistemas Colaborativos, o groupware, facilitan el trabajo
La economía actual depende cada día más del trabajo colaborativo que esencialmente consiste en compartir información y conocimientos. Estos recursos no siempre se encuentran disponibles en los lugares donde las empresas u organizaciones desarrollan sus actividades y por tanto, surge como solución el uso de redes virtuales.Hablamos de sistemas colaborativos, o groupware, cuando nos referimos a un grupo de programas y métodos que permiten integrar en un solo proyecto el trabajo de dos o más personas conectadas entre sí por medio de Internet o intranet. De esta manera, personas localizadas en sitios distintos pueden formar equipos virtuales y trabajar a la vez para mantener o mejorar el rendimiento de una organización. En resumen, los groupwares permiten coordinar personas y trabajo.
Los sistemas colaborativos se dividen en tres grupos de aplicaciones:
· Herramientas que sirven para comunicarse de manera asincrónica mediante el envío de correos, archivos, documentos y datos.· Programas que permiten compartir información de manera interactiva como las conferencias de video, la mensajería instantánea o los sistemas que sirven para realizar reuniones en salas especialmente equipadas.
· Por último, existen los programas de gestión colaborativa que facilitan el trabajo en redes. En este grupo destacan los administradores de proyectos que permiten organizar y seguir las etapas de un proyecto hasta que finaliza, los sistemas de control de flujo de las actividades de una organización y los calendarios electrónicos que sirven para acordar fechas o enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. También se incluyen sistemas de gestión del conocimiento que permiten recabar, organizar y gestionar las informaciones y sistemas para coordinar las relaciones de los grupos de trabajo o dar soporte a redes sociales.
La idea es que esta forma de trabajo colaborativo ayude a cada persona a desarrollar su trabajo en forma eficiente. Son sistemas pensados para que instituciones con oficinas en distintos lugares geográficos mejoren la gestión organizacional. Los municipios que funcionan en unidades distintas pueden, por ejemplo, optimizar el trabajo de empleados y agilizar proyectos en desarrollo.
Applicatta elaboró el Sistema de Comunidades del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes (CNCA), una construcción a la medida bajo el concepto de sistema colaborativo. Utilizando Mahara, una herramienta Open Source de características similares a un administrador de contenidos, el equipo también ha desarrollado otras aplicaciones para instituciones de educación.